내과 폐업 신고 전, 진료기록 이관과 환자 안내 순서

최근에 내과를 운영하시는 원장님 한 분이 상담실을 찾아오셨습니다. 수년간 당뇨와 고혈압을 관리해 온 단골 환자가 많은 의원이었는데, 건강 문제로 더 이상 진료를 지속하기 어려워져 폐업을 결심한 상황이었습니다. 문제는 보건소에 폐업 신고서를 내는 것보다, 그동안 쌓인 진료기록을 어떻게 처리하고 환자들에게 무엇을 어떻게 안내해야 하는지였습니다.

간호사 두세 명과 함께 오래 진료해 온 의원일수록 폐업 과정에서 신경 써야 할 부분이 늘어납니다. 진료기록은 원장님 개인의 자료가 아니라 환자가 이후에도 열람하거나 다른 병원으로 옮길 때 필요한 자료이고, 직원들과의 근로관계도 함께 정리해야 하기 때문입니다. 순서를 잘못 밟으면 환자 안내 의무를 다하지 못했다는 지적이나 직원과의 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

폐업 신고 하나로 끝나지 않는 이유

내과 폐업은 보건소에 신고서 한 장을 내는 것으로 끝나는 일이 아닙니다. 의료법 제33조 제8항은 의료기관을 휴업하거나 폐업할 때 관할 보건소에 신고하도록 정하고 있는데, 이 신고 자체보다 신고 전후에 처리해야 할 일들이 더 많습니다.

우선 그동안 쌓인 진료기록을 어디에 보관하거나 넘길지를 정해야 하고, 당뇨·고혈압처럼 꾸준히 관리받던 환자들에게 진료기록을 어디서 확인할 수 있는지 안내해야 합니다. 간호사나 행정 직원이 있다면 근로관계도 정리해야 하는데, 이 부분을 소홀히 하면 폐업 이후에도 분쟁이 이어질 수 있습니다.

먼저 할 일, 순서대로

폐업을 결심하셨다면 가장 먼저 진료기록을 넘길 곳을 정하셔야 합니다. 계속 보관할 여력이 없다면 인근 의료기관이나 관할 보건소와 협의해 이관 절차를 밟는 경우가 많고, 휴업을 선택한다면 원장님이 직접 보관하면서 재개를 준비하는 경우가 많습니다. 어느 쪽을 택할지는 사안과 시행 중인 규정에 따라 달라지므로, 신고 전에 확인해 두셔야 합니다.

표에서 보듯 휴업과 폐업은 진료기록 처리 방식부터 다릅니다. 환자 안내문도 마찬가지입니다. 휴업이라면 재개 예정을 알리는 정도로 충분한 경우가 많지만, 폐업이라면 진료기록을 어디서 찾을 수 있는지까지 구체적으로 공고해야 환자들이 불편을 겪지 않습니다.

이것만은 피하셔야 합니다

폐업 과정에서 가장 주의하셔야 할 것은 진료기록이나 환자 정보를 다른 의료기관에 넘기면서 대가를 받는 일입니다. 의료법 제23조의5는 부당한 경제적 이익을 주고받는 것을 금지하고 있고, 제27조 제3항은 영리를 목적으로 환자를 유인하거나 알선하는 행위를 금지하고 있습니다. 환자 명단을 넘기는 대가로 금전이나 이익을 약속받는 방식은 이 두 조문과 충돌할 가능성이 큽니다.

직원이 있는 의원이라면 근로관계 정리도 순서에 넣어야 합니다. 근로기준법 제23조는 정당한 이유 없는 해고를 제한하고 있고, 제27조는 해고 사유와 시기를 서면으로 통지하도록 정하고 있습니다. 폐업을 이유로 한 해고라도 이 절차를 건너뛰면 또 다른 분쟁의 원인이 됩니다.

지금 하실 일

폐업을 결심하셨다면 보건소 신고서를 작성하기 전에 아래 순서를 먼저 점검해 보십시오. 구체적인 절차와 기준은 사안과 시행 중인 규정에 따라 달라지므로, 신고 전에 한 번 더 확인하시는 것이 안전합니다.

• 폐업·휴업 신고 전에 진료기록을 이관할 곳이나 보관 방법을 먼저 정하기
• 환자들에게 진료기록을 어디서 확인할 수 있는지 안내문을 공고하기
• 직원이 있다면 해고 사유와 시기를 서면으로 통지하기(근로기준법 제27조)
• 진료기록·환자 명단을 넘기는 대가를 받는 약정은 맺지 말고 사전에 상담받기

오랫동안 같은 자리에서 환자를 봐 온 의원일수록 폐업 과정에서 정리해야 할 것이 많습니다. 신고서를 내기 전에 진료기록, 환자 안내, 직원 정리까지 순서를 한 번 점검해 보시길 권합니다.

이 글은 일반적인 법률 정보이며 개별 사안에 대한 법률자문이 아닙니다. 적용되는 규정과 절차는 사안과 시점에 따라 달라지므로, 구체적인 판단은 상담을 통해 확인해 주십시오.